Taufbuch

Verwaltet das Taufbuch — eigentlich das Sakramentenbuch der Pfarrei: Jeder Eintrag enthält die Taufe zusammen mit den Vermerken zu Firmung, Erstkommunion und Ehe. Umfangreiche Suchmöglichkeiten berücksichtigen regionale Schreibvarianten. Mit Namensindex und PDF-Export ganzer Taufbücher, ausgewählter Jahre oder Indexseiten.

Familienkartei

Erstellt Familienkarten und -akten (Eltern mit ihren Kindern und Angehörigen), die frühere und heutige Haushalte und Ehesituationen abbilden. Das System bildet auch polygame Situationen und die Vielfalt afrikanischer Familienformen ab. Taufe, Erstkommunion, Firmung und Ehe werden mit ihren Familienverbindungen erfasst, sodass Eltern, Ehepartner und Kinder über Generationen verfolgt werden können.

Doppelte Buchführung

Die einfach zu bedienende doppelte Buchführung führt zwei Bücher: eines für die Einzelbeiträge über die ganze Lebensdauer der Pfarrdatenbank und ein zweites, das zum Abschluss jedes Rechnungszeitraums (z. B. jährlich) erneuert wird. Berichte lassen sich auf verschiedenen Buchungsebenen frei gestalten.

Sachbeiträge

Unterstützt Sachbeiträge — Säcke Mais, Arbeitsstunden auf einem Pfarrfeld und Ähnliches — und bildet so die Wirklichkeit des Gebens in vielen afrikanischen Gemeinschaften ab.

Buchhaltung auf mehreren Ebenen

Die Konten arbeiten auf Pfarreiebene, auf hierarchischen Gebietsebenen (Zonen, Gebetszentren oder Außenstationen, kleine christliche Gemeinschaften usw.) und auf Einzelebene.

Anpassbare Pfarreistruktur

Unterstützt dreistufige, hierarchische Strukturen — etwa Zonen, Außenstationen, kleine christliche Gemeinschaften —, passend zur genauen Gliederung Ihrer Pfarrei.

Laiengruppen & Katechesegruppen

Beliebig viele Laiengruppen sowie Katechumenats- oder Katechesegruppen lassen sich einrichten. Mitgliederlisten mit den Beiträgen und Verpflichtungen jedes Mitglieds werden automatisch erstellt.

Dokumentanhänge

Fotos, Urkunden und andere ergänzende Dateien lassen sich direkt an jeden Datensatz im System anhängen.

Offline-Abgleich

Parish Record Keeper hat einen eigenen Offline-Abgleich, mit dem mehrere Benutzer an mehreren Computern an derselben Datenbank arbeiten können — ohne Dropbox, Google Drive, OneDrive oder einen fremden Server. Ihre Pfarrei behält jederzeit die volle Kontrolle über ihre Daten. Datensätze werden einzeln nebeneinander verglichen, und auch Löschungen werden übertragen: Eine gelöschte Person oder Buchung kommt beim nächsten Abgleich nicht zurück.

Duplikate finden & zusammenführen

Durchsucht die ganze Kirchenkartei nach doppelt erfassten Personen, bewertet jedes wahrscheinliche Paar anhand Ihrer eigenen Tabelle der Namensvarianten sowie der Geburts- und Taufdaten und lässt Sie sie paarweise zusammenführen — Kinder, Beiträge und Familienkarten werden mitgenommen, mit einem Verlauf, der sich rückgängig machen lässt.

Optionale Verschlüsselung & PIN-Schutz

Die Benutzerdatenbank lässt sich mit einem Klick vollständig verschlüsseln, sodass sie sich auch nach dem Kopieren per USB auf einen anderen Rechner nicht öffnen lässt. Die Anwendung selbst kann zusätzlich mit einer PIN geschützt werden, um den Zugang an gemeinsam genutzten Bürocomputern zu beschränken.

Excel-Anbindung

Abfragen für jedes Konto und jedes Jahr werden auf Wunsch automatisch nach Excel übertragen, fügen sich nahtlos in bestehende Tabellen ein und halten sie bei jeder Änderung aktuell. Auch Bilanzen und Gebietsberichte lassen sich mit einem Klick nach Excel übertragen.

Export & Umwandlung

Exportfunktionen ermöglichen die Datenübertragung in andere Systeme außerhalb von ACCESS (SQLite, MySQL, Excel). Besprechen Sie gern mit dem Entwickler, wie sich Ihre vorhandenen Daten in das Format von Parish Record Keeper bringen lassen. (Schreiben Sie uns, um über eine Umwandlung zu sprechen.)

Online-Teamabgleich

Der Live-Abgleich hält die Datendateien eines ganzen Teams beisammen, indem nur ausgetauscht wird, was sich geändert hat — ein korrigierter Name, eine neue Buchung, eine Löschung, eine Karte, die einem anderen Gebiet zugeordnet wurde — statt ganzer Datendateien. Konflikte werden nie stillschweigend überschrieben: Geld wird nie zusammengeführt, und was unterlegen ist, wird in einem Bericht Abgleichkonflikte in klaren Worten festgehalten. Wenn Änderungsnotizen nicht genügen, sagt das Programm das und verlangt die ganze Datendatei, damit zwei Kopien nie unbemerkt auseinanderlaufen. Jede Runde läuft bei jedem Start von selbst, und die Arbeit der anderen kommt über ein nummeriertes Protokoll auf dem Server. Auch auf einer langsamen Leitung geht es schnell. (Neuheiten)

Die Pfarreidaten auf dem Server

Die oben beschriebenen flexiblen Offline-Abgleichverfahren erlauben es mehreren Personen, von verschiedenen Computern aus an derselben Datendatei zu arbeiten. Der Arbeitsbereich hält die Pfarreidaten selbst verschlüsselt auf dem Server, als die eine maßgebliche Quelle, mit der das ganze Team Schritt hält, dazu Sicherheitskopien der Datendateien. Mitglieder können außerdem mit einem Klick eine ganze Datendatei einreichen, die der Administrator des Arbeitsbereichs zusammenführt. USB-Sticks werden zum Abgleich nicht mehr gebraucht.

Der Administrator kann die Version eines Mitglieds auf dem Server vergleichen und Korrekturen, neue Familien mit ihren Karten, umgezogene Personen und neue Taufeinträge in einem Durchgang übernehmen — oder sie im ausführlichen SYNC-Formular öffnen. Datendateien reisen gepackt, etwa fünfmal kleiner, und ein neuer Computer erhält die Pfarreidaten in einem Schritt vom Server.

Konten für das Pastoralteam | Online-Suche

Bis zu 10 Konten für Mitglieder des Pastoralteams. Jedem von ihnen können Administratorrechte gegeben werden.

Taufbuch, Kirchenkartei, Beiträge und Pfarrkonten werden für die Mitglieder des Arbeitsbereichs im Browser lesbar.

Offline-App fürs Telefon

Mitglieder des Arbeitsbereichs können eine kostenlose Telefon-App installieren (ohne App-Store), die eine Offline-Kopie der Pfarrdatenbank mitführt: Taufbuch, Kirchenkartei und Beiträge bleiben auch ohne Netz durchsuchbar. Unterwegs erfasste Änderungen werden mit einem Klick in die Desktop-Anwendung übernommen, jede vor dem Übernehmen geprüft. Internet braucht man nur, um die neuesten Pfarreidaten aufs Telefon zu holen. Suchen und gebietsweise Beitragslisten gehen offline auf dem Telefon.

Gemeinsame Berichtszugänge

Ein Kassier oder Bezirksleiter ohne eigenes Konto kann einen gemeinsamen Benutzernamen mit Passwort erhalten, mit dem er die Beiträge seiner Außenstationen am Telefon einsehen kann, damit jeder Beitrag sicher erfasst wird.

Transportregister der Pfarrei

Katechisten organisieren Busbuchungen für mehrere Außenstationen mit einem gemeinsamen Zugang.

Daten auf Wunsch gelöscht

Die Pfarrei kann ihre Daten jederzeit vom Server löschen. Die Offline-Desktopanwendung ist davon nicht betroffen und bleibt voll funktionsfähig.

Kopien für die Diözese

Eine Diözese kann ein Abonnement abschließen, um eine Kopie der Daten jeder ihrer Pfarreien aufzubewahren. Der Pfarreiadministrator sendet die Datendatei mit den Buchungsarchiven der abgeschlossenen Jahre per Knopfdruck — und einmal gesendet, kann die Diözese sie archivieren. Wird ein Pfarreicomputer gestohlen oder fällt er aus, geht nichts verloren.

Die Diözese arbeitet im selben Desktop-Programm: Sie bittet ihre Pfarreien per Knopfdruck um Kopien, bestätigt jede Sammlung, behält die neuesten und die angehefteten Jahresabschluss-Sammlungen und öffnet jede Pfarreikopie wie eine gewöhnliche Datendatei.

Eigene diözesane Funktionen für Statistiken und Haushalte werden entwickelt und kommen mit künftigen Updates.

Diözesane Pauschalpreise

Jede Pfarrei braucht ihren eigenen Arbeitsbereich, aber eine Diözese kann zentral bezahlen und ein Kontingent an Plätzen zu einem Pauschalpreis für eine Laufzeit kaufen.

Eine Diözese kann den Entwickler auch zuerst um eine kostenlose Probezeit für ihre Pfarreien bitten (siehe FAQ) — so funktioniert es.