Księga chrztów

Prowadzi księgę chrztów — właściwie księgę sakramentów parafii: każdy wpis zawiera chrzest wraz z adnotacjami o bierzmowaniu, Pierwszej Komunii i małżeństwie. Rozbudowane wyszukiwanie uwzględnia lokalne warianty pisowni. Zawiera indeks nazwisk i eksport do PDF całych ksiąg, wybranych lat lub stron indeksu.

Karty rodzin

Tworzy karty i teczki rodzin (rodzice z dziećmi i osobami na utrzymaniu), odzwierciedlające dawne i obecne gospodarstwa domowe oraz sytuacje małżeńskie. System obsługuje też sytuacje poligamiczne i szeroką gamę struktur rodzinnych spotykanych w Afryce. Chrzest, Pierwsza Komunia, bierzmowanie i małżeństwo są zapisywane wraz z powiązaniami rodzinnymi, dzięki czemu rodziców, małżonków i dzieci można śledzić przez pokolenia.

Księgowość podwójna

Łatwy w obsłudze system księgowości podwójnej prowadzi dwie księgi: jedną dla składek indywidualnych przez cały okres istnienia bazy parafii i drugą, odnawianą przy zamknięciu każdego okresu rozliczeniowego (np. co roku). Raporty można w pełni dostosować na różnych poziomach księgowych.

Konta niepieniężne

Obsługuje składki w naturze — worki kukurydzy, godziny pracy na polu parafialnym itp. — odzwierciedlając realia ofiarności w wielu społecznościach afrykańskich.

Księgowość wielopoziomowa

Konta działają na poziomie parafii, na hierarchicznych poziomach obszarów (strefy, ośrodki modlitwy lub filie, małe wspólnoty chrześcijańskie itp.) oraz na poziomie indywidualnym.

Konfigurowalna struktura parafii

Obsługuje trzystopniowe struktury hierarchiczne — np. strefy, filie, małe wspólnoty chrześcijańskie — dokładnie odpowiadające organizacji twojej parafii.

Grupy świeckich & grupy katechetyczne

Można skonfigurować dowolną liczbę grup świeckich oraz grup katechumenatu lub katechezy. Listy członków, wraz ze składkami i zobowiązaniami każdego z nich, tworzą się automatycznie.

Załączniki

Zdjęcia, świadectwa i inne pliki dodatkowe można dołączyć bezpośrednio do dowolnego rekordu w systemie.

Synchronizacja offline

Parish Record Keeper ma własny mechanizm synchronizacji offline, dzięki któremu wielu użytkowników na wielu komputerach może pracować na tej samej bazie — bez Dropboxa, Google Drive, OneDrive czy jakiegokolwiek zewnętrznego serwera. Twoja parafia zawsze zachowuje pełną kontrolę nad swoimi danymi. Rekordy są porównywane jeden po drugim, obok siebie, a usunięcia też są przenoszone: usunięta osoba lub zapis księgowy nie wraca przy następnej synchronizacji.

Znajdź & scal duplikaty

Przeszukuje wszystkie rejestry kościelne pod kątem osób wpisanych dwukrotnie, ocenia każdą prawdopodobną parę według twojej tabeli nazw synonimicznych oraz dat urodzenia i chrztu i pozwala scalać je parami — dzieci, składki i karty rodzin są przenoszone, z historią, którą można cofnąć.

Opcjonalne szyfrowanie & ochrona PIN-em

Bazę danych użytkownika można w pełni zaszyfrować jednym kliknięciem, tak że nie da się jej otworzyć nawet po skopiowaniu przez USB na inny komputer. Samą aplikację można też zabezpieczyć PIN-em, by ograniczyć dostęp na wspólnych komputerach w biurze.

Integracja z Excelem

Zapytania dla dowolnego konta i roku są na żądanie automatycznie przenoszone do Excela, płynnie wpasowują się w istniejące arkusze i aktualizują je przy każdej zmianie. Także bilanse i raporty obszarów można przesłać do Excela jednym kliknięciem.

Eksport & konwersja

Funkcje eksportu pozwalają przenieść dane do innych systemów poza ACCESS (SQLite, MySQL, Excel). Śmiało porozmawiaj z programistą o tym, jak dostosować istniejące dane do formatu Parish Record Keeper. (napisz do nas, by omówić konwersję.)

Synchronizacja zespołu online

Synchronizacja na żywo utrzymuje razem pliki danych całego zespołu, wymieniając tylko to, co się zmieniło — poprawione nazwisko, nowy zapis finansowy, usunięcie, kartę przeniesioną do innego obszaru — zamiast całych plików. Konflikty nigdy nie są po cichu nadpisywane: pieniądze nigdy nie są scalane, a to, co przegrało, trafia do raportu Konflikty synchronizacji, który można przeczytać prostymi słowami. Gdy notatki zmian nie wystarczają, program to mówi i prosi o cały plik danych, tak że dwie kopie nigdy nie rozejdą się niepostrzeżenie. Każda runda działa sama przy każdym uruchomieniu, a praca innych przychodzi przez numerowany dziennik na serwerze. Działa szybko nawet na wolnym łączu. (nowości)

Dane parafii na serwerze

Opisane wyżej elastyczne procedury synchronizacji offline pozwalają kilku osobom pracować na tym samym pliku danych z różnych komputerów. Obszar roboczy przechowuje same dane parafii na serwerze, zaszyfrowane, jako jedno źródło prawdy, z którym cały zespół jest na bieżąco, wraz z kopiami bezpieczeństwa plików danych. Członkowie mogą też jednym kliknięciem przekazać cały plik danych do scalenia przez administratora obszaru roboczego. Pendrive'y nie są już potrzebne do synchronizacji.

Administrator może porównać na serwerze wersję członka i za jednym razem przejąć poprawki, nowe rodziny z ich kartami, przeniesione osoby i nowe wpisy chrztu — albo otworzyć ją w szczegółowym formularzu SYNC. Pliki danych są przesyłane spakowane, około pięć razy mniejsze, a nowy komputer pobiera dane parafii z serwera w jednym kroku.

Konta dla zespołu duszpasterskiego | Wyszukiwanie online

Do 10 kont dla członków zespołu duszpasterskiego. Każdemu z nich można nadać uprawnienia administratora.

Księgi chrztów, rejestry kościelne, składki i konta parafii stają się dostępne w przeglądarce dla członków obszaru roboczego.

Aplikacja offline na telefon

Członkowie obszaru roboczego mogą zainstalować bezpłatną aplikację na telefon (bez sklepu z aplikacjami), która zawiera kopię offline bazy parafii: księga chrztów, rejestry kościelne i składki pozostają dostępne do wyszukiwania także bez zasięgu. Zmiany zapisane w terenie są jednym kliknięciem włączane do aplikacji na komputerze, każda przejrzana przed zastosowaniem. Internet jest potrzebny tylko do odświeżenia na telefonie najnowszych danych parafii. Wyszukiwanie i listy składek według obszarów można wykonywać offline na telefonie.

Wspólne loginy do raportów

Skarbnik lub przewodniczący rejonu bez własnego konta może otrzymać wspólną nazwę użytkownika i hasło, dzięki którym zobaczy na telefonie składki swoich filii i upewni się, że każda składka została zapisana.

Rejestr przejazdów parafii

Katecheci organizują rezerwacje autobusów dla kilku filii za pomocą jednego wspólnego loginu.

Dane usuwane na żądanie

Parafia może w każdej chwili usunąć swoje dane z serwera. Nie wpływa to na aplikację offline na komputerze, która nadal w pełni działa.

Kopie dla diecezji

Diecezja może wykupić usługę przechowywania kopii rejestrów każdej ze swoich parafii. Administrator parafii wysyła plik danych wraz z archiwami księgowymi zamkniętych lat jednym przyciskiem — a po wysłaniu diecezja może go zarchiwizować. Jeśli komputer parafii zostanie skradziony lub się zepsuje, nic nie przepada.

Diecezja pracuje w tym samym programie na komputerze: jednym przyciskiem prosi swoje parafie o kopie, zatwierdza każdy zbiór, przechowuje najnowsze i przypięte zbiory końcoworoczne, a każdą kopię parafii otwiera jak zwykły plik danych.

Specjalne funkcje diecezjalne do statystyk i budżetów są w przygotowaniu i pojawią się w kolejnych aktualizacjach.

Ryczałty diecezjalne

Każda parafia potrzebuje własnego obszaru roboczego, ale diecezja może płacić centralnie i kupić pulę miejsc po stałej cenie na określony czas.

Diecezja może też najpierw poprosić programistę o bezpłatny okres próbny dla swoich parafii (zob. FAQ) — jak to działa.