Libro de bautismos

Gestiona el libro de bautismos — en realidad el libro de los sacramentos de la parroquia: cada entrada contiene el bautismo junto con las notas de confirmación, primera comunión y matrimonio. Búsquedas amplias tienen en cuenta las variantes de escritura de cada zona. Incluye índice de nombres y exportación en PDF de libros enteros, años elegidos o páginas de índice.

Fichas familiares

Produce fichas y expedientes familiares (padres, hijos y dependientes) que representan los hogares y situaciones matrimoniales pasados y presentes. El sistema gestiona también situaciones polígamas y la gran variedad de estructuras familiares de África. Bautismo, primera comunión, confirmación y matrimonio se registran con sus vínculos familiares, de modo que padres, cónyuges e hijos se pueden seguir a lo largo de generaciones.

Contabilidad por partida doble

El sistema de contabilidad por partida doble, fácil de usar, lleva dos libros: uno para las aportaciones individuales durante toda la vida de la base de datos parroquial, y otro que se renueva al cierre de cada periodo contable (p. ej. cada año). Los informes se pueden personalizar del todo en distintos niveles contables.

Cuentas no monetarias

Admite aportaciones en especie — sacos de maíz, horas de trabajo en una finca de la parroquia y similares — reflejando la realidad de dar en muchas comunidades africanas.

Contabilidad en varios niveles

Las cuentas funcionan a nivel de parroquia, en niveles jerárquicos de zonas (zonas, centros de oración o capillas filiales, pequeñas comunidades cristianas, etc.) y a nivel individual.

Estructura parroquial personalizable

Admite estructuras jerárquicas de 3 niveles — por ejemplo zonas, capillas filiales, pequeñas comunidades cristianas — para ajustarse exactamente a la organización de su parroquia.

Grupos de laicos & grupos de catequesis

Se pueden configurar todos los grupos de laicos y de catecumenado o catequesis que se quiera. Las listas de miembros, con las aportaciones y obligaciones de cada uno, se elaboran automáticamente.

Documentos adjuntos

Fotos, certificados y otros archivos complementarios se pueden adjuntar directamente a cualquier registro del sistema.

Sincronización sin conexión

Parish Record Keeper tiene su propio mecanismo de sincronización sin conexión, que permite a varios usuarios en varios ordenadores trabajar en la misma base de datos — sin Dropbox, Google Drive, OneDrive ni ningún servidor externo. Su parroquia mantiene en todo momento el control total de sus datos. Los registros se comparan uno a uno, lado a lado, y las eliminaciones también viajan: una persona o un asiento eliminado no vuelve con la siguiente sincronización.

Encontrar & fusionar duplicados

Busca en todos los registros de la iglesia personas introducidas dos veces, puntúa cada par probable con su propia tabla de nombres sinónimos y las fechas de nacimiento y bautismo, y le permite fusionarlos de dos en dos — hijos, aportaciones y fichas familiares incluidos, con un historial que se puede deshacer.

Cifrado & protección con PIN opcionales

La base de datos del usuario se puede cifrar por completo con un solo clic, de modo que no se pueda abrir aunque se copie por USB a otra máquina. La propia aplicación también se puede proteger con un PIN para limitar el acceso en ordenadores compartidos de la oficina.

Integración con Excel

Las consultas de cualquier cuenta y año se pasan automáticamente a Excel cuando se pide, se integran sin problemas en las hojas de cálculo existentes y las mantienen al día con cada cambio. También los balances y los informes por zona se pueden enviar a Excel con un solo clic.

Exportación & conversión

Las funciones de exportación permiten pasar los datos a otros sistemas fuera de ACCESS (SQLite, MySQL, Excel). No dude en hablar con el desarrollador sobre cómo hacer compatibles sus datos existentes con el formato de Parish Record Keeper. (contáctenos para hablar de una conversión.)

Sincronización de equipo en línea

La sincronización en vivo mantiene unidos los archivos de datos de todo un equipo intercambiando solo lo que cambió — un nombre corregido, un nuevo asiento financiero, una eliminación, una ficha archivada en otra zona — en lugar de archivos enteros. Los conflictos nunca se sobrescriben en silencio: el dinero nunca se fusiona, y lo que perdió queda anotado en un informe de Conflictos de sincronización que se lee en palabras sencillas. Cuando las notas de cambios no bastan, el programa lo dice y pide todo el archivo de datos, para que dos copias nunca se separen sin que nadie lo note. Cada ronda se hace sola en cada inicio, y el trabajo de los demás llega por un registro numerado en el servidor. Es rápido incluso con una línea lenta. (novedades)

Los datos de la parroquia en el servidor

Los procedimientos flexibles de sincronización sin conexión descritos arriba permiten que varias personas trabajen en el mismo archivo de datos desde distintos ordenadores. El espacio de trabajo guarda los propios datos de la parroquia en el servidor, cifrados, como la única fuente de verdad con la que todo el equipo se mantiene al día, junto con copias de seguridad de los archivos de datos. Los miembros también pueden entregar un archivo de datos completo con un clic para que el administrador del espacio de trabajo lo fusione. Ya no hacen falta memorias USB para sincronizar.

El administrador puede comparar en el servidor la versión de un miembro y tomar de una vez correcciones, familias nuevas con sus fichas, personas trasladadas y nuevas entradas de bautismo — o abrirla en el formulario SYNC detallado. Los archivos de datos viajan comprimidos, unas cinco veces más pequeños, y un ordenador nuevo recibe los datos de la parroquia del servidor en un solo paso.

Cuentas para el equipo pastoral | Búsqueda en línea

Hasta 10 cuentas para miembros del equipo pastoral. Se pueden dar privilegios de administrador a cualquiera de ellos.

Los registros de bautismos, los registros de la iglesia, las aportaciones y las cuentas de la parroquia pasan a ser legibles en un navegador por los miembros del espacio de trabajo.

Aplicación sin conexión para el teléfono

Los miembros del espacio de trabajo pueden instalar una aplicación gratuita para el teléfono (sin tienda de aplicaciones) que lleva una copia sin conexión de la base de datos de la parroquia: libro de bautismos, registros de la iglesia y aportaciones siguen siendo consultables incluso sin cobertura. Los cambios anotados sobre el terreno se integran en la aplicación de escritorio con un solo clic, cada uno revisado antes de aplicarse. Internet solo hace falta para actualizar en el teléfono los últimos datos de la parroquia. Las búsquedas y las listas de aportaciones por zona se pueden hacer sin conexión en el teléfono.

Accesos compartidos a informes

A un tesorero o responsable de sección sin cuenta propia se le puede dar un usuario y contraseña compartidos que le permiten ver en el teléfono las aportaciones de sus capillas filiales, asegurando que cada aportación queda registrada.

Registro de transportes de la parroquia

Los catequistas organizan las reservas de autobús de varias capillas filiales con un solo acceso compartido.

Datos eliminados a petición

La parroquia puede eliminar sus datos del servidor en cualquier momento. La aplicación de escritorio sin conexión no se ve afectada y sigue funcionando por completo.

Copias para la diócesis

Una diócesis puede suscribirse para guardar una copia de los registros de cada una de sus parroquias. El administrador de la parroquia envía el archivo de datos, con los archivos contables de los años cerrados, pulsando un botón — y una vez enviado, la diócesis puede archivarlo. Si se roba o se avería el ordenador de una parroquia, no se pierde nada.

La diócesis trabaja en el mismo programa de escritorio: pide copias a sus parroquias pulsando un botón, valida cada colección, conserva las más recientes y las colecciones de fin de año que fija, y abre cualquier copia de parroquia como un archivo de datos normal.

Se están desarrollando funciones diocesanas propias para estadísticas y presupuestos, que llegarán en próximas actualizaciones.

Tarifas planas diocesanas

Cada parroquia necesita su propio espacio de trabajo, pero una diócesis puede pagar de forma centralizada y comprar un tramo de plazas a un precio fijo por un periodo.

Una diócesis también puede pedir primero al desarrollador una prueba gratuita para sus parroquias (vea las preguntas frecuentes) — cómo funciona.