Registro dei battesimi

Gestisce il registro dei battesimi — in realtà il libro dei sacramenti della parrocchia: ogni voce contiene il battesimo insieme alle annotazioni di cresima, prima comunione e matrimonio. Ricerche estese tengono conto delle varianti di grafia tipiche di ogni zona. Comprende l'indice dei nomi e l'esportazione in PDF di registri interi, anni scelti o pagine dell'indice.

Schede familiari

Produce schede e fascicoli familiari (genitori, figli e persone a carico) che rappresentano i nuclei e le situazioni matrimoniali passate e presenti. Il sistema gestisce anche le situazioni poligamiche e l'ampia varietà di strutture familiari dell'Africa. Battesimo, prima comunione, cresima e matrimonio sono registrati con i loro legami familiari, così genitori, coniugi e figli si possono seguire attraverso le generazioni.

Contabilità in partita doppia

Il sistema di contabilità in partita doppia, facile da usare, tiene due libri: uno per i contributi individuali lungo tutta la vita dell'archivio parrocchiale, e un secondo rinnovato alla chiusura di ogni periodo contabile (per es. ogni anno). I report si possono personalizzare del tutto a diversi livelli contabili.

Conti non monetari

Gestisce i contributi in natura — sacchi di mais, ore di lavoro in un campo della parrocchia e simili — rispecchiando il modo di donare di molte comunità africane.

Contabilità su più livelli

I conti funzionano a livello di parrocchia, a livelli gerarchici di zona (zone, centri di preghiera o cappellanie, piccole comunità cristiane, ecc.) e a livello individuale.

Struttura parrocchiale personalizzabile

Supporta strutture gerarchiche a 3 livelli — per esempio zone, cappellanie, piccole comunità cristiane — per corrispondere esattamente all'organizzazione della tua parrocchia.

Gruppi di laici & gruppi di catechesi

Si possono configurare quanti gruppi di laici e di catecumenato o catechesi si vuole. Gli elenchi dei membri, con i contributi e gli obblighi di ciascuno, vengono compilati automaticamente.

Allegati

Foto, certificati e altri file complementari possono essere allegati direttamente a qualsiasi record del sistema.

Sincronizzazione offline

Parish Record Keeper ha un proprio meccanismo di sincronizzazione offline, che permette a più utenti su più computer di lavorare sullo stesso archivio — senza Dropbox, Google Drive, OneDrive né alcun server esterno. La tua parrocchia mantiene sempre il pieno controllo dei suoi dati. I record vengono confrontati uno per uno, fianco a fianco, e anche le eliminazioni viaggiano: una persona o una registrazione eliminata non ritorna con la sincronizzazione successiva.

Trova & unisci i duplicati

Cerca in tutti i registri della chiesa le persone inserite due volte, valuta ogni coppia probabile con la tua tabella di nomi sinonimi e le date di nascita e di battesimo, e ti permette di unirle due alla volta — figli, contributi e schede familiari compresi, con una cronologia che si può annullare.

Cifratura & protezione con PIN facoltative

L'archivio dell'utente può essere cifrato completamente con un solo clic, così non si può aprire nemmeno se copiato via USB su un'altra macchina. Anche l'applicazione stessa può essere protetta con un PIN per limitare l'accesso sui computer condivisi dell'ufficio.

Integrazione con Excel

Le query per qualsiasi conto e anno vengono trasferite automaticamente in Excel su richiesta, si integrano senza problemi nei fogli esistenti e li tengono aggiornati a ogni modifica. Anche bilanci e report di zona si possono inviare a Excel con un solo clic.

Esportazione & conversione

Le funzioni di esportazione permettono di trasferire i dati ad altri sistemi fuori da ACCESS (SQLite, MySQL, Excel). Parla pure con lo sviluppatore di come rendere i tuoi dati esistenti compatibili con il formato di Parish Record Keeper. (contattaci per parlare di una conversione.)

Sincronizzazione del team online

La sincronizzazione in diretta tiene insieme i file di dati di tutto un team scambiando solo ciò che è cambiato — un nome corretto, una nuova registrazione finanziaria, un'eliminazione, una scheda archiviata in un'altra zona — invece di file interi. I conflitti non vengono mai sovrascritti in silenzio: il denaro non viene mai unito, e ciò che ha perso viene annotato in un report Conflitti di sincronizzazione leggibile in parole semplici. Quando le note di modifica non bastano, il programma lo dice e chiede tutto il file di dati, così due copie non possono mai allontanarsi senza che nessuno se ne accorga. Ogni giro parte da solo a ogni avvio, e il lavoro degli altri arriva tramite un log numerato sul server. È veloce anche su una linea lenta. (novità)

I dati della parrocchia sul server

Le procedure flessibili di sincronizzazione offline descritte sopra permettono a più persone di lavorare sullo stesso file di dati da computer diversi. Lo spazio di lavoro conserva i dati stessi della parrocchia sul server, cifrati, come l'unica fonte di verità con cui tutto il team resta allineato, insieme alle copie di sicurezza dei file di dati. I membri possono anche consegnare un intero file di dati con un clic perché l'amministratore dello spazio di lavoro lo unisca. Le chiavette USB non servono più per sincronizzare.

L'amministratore può confrontare sul server la versione di un membro e prendere in un solo passaggio correzioni, nuove famiglie con le loro schede, persone trasferite e nuove voci di battesimo — oppure aprirla nel modulo SYNC dettagliato. I file di dati viaggiano compressi, circa cinque volte più piccoli, e un nuovo computer riceve i dati della parrocchia dal server in un solo passo.

Account per il team pastorale | Ricerca online

Fino a 10 account per i membri del team pastorale. A ognuno di loro si possono dare i privilegi di amministratore.

Registri dei battesimi, registri della chiesa, contributi e conti della parrocchia diventano consultabili in un browser dai membri dello spazio di lavoro.

App offline per il telefono

I membri dello spazio di lavoro possono installare un'app gratuita per il telefono (senza app store) che porta con sé una copia offline dell'archivio della parrocchia: registro dei battesimi, registri della chiesa e contributi restano consultabili anche senza rete. Le modifiche annotate sul campo vengono integrate nell'applicazione desktop con un solo clic, ognuna esaminata prima di essere applicata. Internet serve solo per aggiornare sul telefono gli ultimi dati della parrocchia. Ricerche ed elenchi dei contributi per zona si possono fare offline sul telefono.

Accessi condivisi ai report

Un tesoriere o un responsabile di sezione senza un proprio account può ricevere un nome utente e una password condivisi che gli permettono di vedere sul telefono i contributi delle sue cappellanie, per assicurarsi che ogni contributo sia registrato.

Registro dei trasporti della parrocchia

I catechisti organizzano le prenotazioni dei pullman per più cappellanie con un solo accesso condiviso.

Dati eliminati su richiesta

La parrocchia può eliminare i suoi dati dal server in qualsiasi momento. L'applicazione desktop offline non ne è toccata e resta pienamente funzionante.

Copie per la diocesi

Una diocesi può abbonarsi per conservare una copia dei registri di ciascuna sua parrocchia. L'amministratore della parrocchia invia il file di dati, con gli archivi contabili degli anni chiusi, premendo un pulsante — e una volta inviato, la diocesi può archiviarlo. Se il computer di una parrocchia viene rubato o si guasta, non si perde nulla.

La diocesi lavora nello stesso programma desktop: chiede copie alle sue parrocchie premendo un pulsante, convalida ogni raccolta, conserva le più recenti e le raccolte di fine anno che fissa, e apre qualsiasi copia di parrocchia come un normale file di dati.

Funzioni diocesane specifiche per statistiche e bilanci sono in sviluppo e arriveranno con i prossimi aggiornamenti.

Tariffe forfettarie diocesane

Ogni parrocchia ha bisogno del proprio spazio di lavoro, ma una diocesi può pagare centralmente e acquistare una fascia di posti a un prezzo forfettario per un periodo.

Una diocesi può anche chiedere prima allo sviluppatore una prova gratuita per le sue parrocchie (vedi le FAQ) — come funziona.