Registre des baptêmes

Gère le registre des baptêmes — en fait le livre des sacrements de la paroisse : chaque entrée contient le baptême avec les mentions de confirmation, de première communion et de mariage. Des recherches étendues tiennent compte des variantes d'orthographe propres à chaque région. Comprend l'indexation des noms et l'export PDF de registres entiers, d'années choisies ou de pages d'index.

Fiches familiales

Produit des fiches et dossiers familiaux (parents, enfants et personnes à charge) qui représentent les foyers et situations matrimoniales passés et présents. Le système gère aussi les situations polygames et la grande variété des structures familiales d'Afrique. Baptême, première communion, confirmation et mariage sont enregistrés avec leurs liens familiaux, de sorte que parents, conjoints et enfants peuvent être suivis sur plusieurs générations.

Comptabilité en partie double

Le système de comptabilité en partie double, simple à utiliser, tient deux livres : l'un pour les contributions individuelles sur toute la durée de vie de la base de données paroissiale, et un second renouvelé à la clôture de chaque exercice (par ex. chaque année). Les rapports sont entièrement personnalisables à différents niveaux comptables.

Comptes non monétaires

Prend en charge les contributions en nature — sacs de maïs, heures de travail dans un champ de la paroisse, etc. — à l'image de la façon de donner dans de nombreuses communautés africaines.

Comptabilité à plusieurs niveaux

Les comptes fonctionnent au niveau de la paroisse, aux niveaux hiérarchiques des zones (zones, centres de prière ou succursales, petites communautés chrétiennes, etc.) et au niveau individuel.

Structure paroissiale personnalisable

Prend en charge des structures hiérarchiques à 3 niveaux — par exemple zones, succursales, petites communautés chrétiennes — pour correspondre exactement à l'organisation de votre paroisse.

Groupes de laïcs & groupes de catéchèse

On peut configurer autant de groupes de laïcs et de groupes de catéchuménat ou de catéchèse que l'on veut. Les listes de membres, avec les contributions et obligations de chacun, sont établies automatiquement.

Pièces jointes

Photos, certificats et autres fichiers complémentaires peuvent être joints directement à n'importe quel enregistrement du système.

Synchronisation hors ligne

Parish Record Keeper a son propre mécanisme de synchronisation hors ligne, qui permet à plusieurs utilisateurs sur plusieurs ordinateurs de travailler sur la même base de données — sans Dropbox, Google Drive, OneDrive ni aucun serveur extérieur. Votre paroisse garde à tout moment le plein contrôle de ses données. Les enregistrements sont comparés un à un, côte à côte, et les suppressions voyagent aussi : une personne ou une écriture supprimée ne revient pas à la synchronisation suivante.

Trouver & fusionner les doublons

Cherche dans tous les registres de l'église les personnes saisies deux fois, note chaque paire probable à l'aide de votre propre table de noms synonymes et des dates de naissance et de baptême, et vous laisse les fusionner deux par deux — enfants, contributions et fiches familiales repris, avec un historique qui peut être annulé.

Chiffrement & code PIN facultatifs

La base de données de l'utilisateur peut être entièrement chiffrée d'un seul clic, de sorte qu'elle ne puisse pas être ouverte même si elle est copiée par clé USB sur une autre machine. L'application elle-même peut aussi être protégée par un code PIN pour limiter l'accès sur les ordinateurs partagés du bureau.

Intégration avec Excel

Les requêtes pour n'importe quel compte et n'importe quelle année sont transférées automatiquement vers Excel sur demande, s'intègrent sans difficulté dans les feuilles de calcul existantes et les tiennent à jour à chaque changement. Les bilans et rapports de zone peuvent aussi être envoyés vers Excel d'un seul clic.

Export & conversion

Les fonctions d'export permettent de transférer les données vers d'autres systèmes hors d'ACCESS (SQLite, MySQL, Excel). N'hésitez pas à voir avec le développeur comment rendre vos données existantes compatibles avec le format de Parish Record Keeper. (contactez-nous pour parler d'une conversion.)

Synchronisation d'équipe en ligne

La synchronisation en direct garde ensemble les fichiers de données de toute une équipe en n'échangeant que ce qui a changé — un nom corrigé, une nouvelle écriture financière, une suppression, une fiche classée dans une autre zone — au lieu de fichiers entiers. Les conflits ne sont jamais écrasés en silence : l'argent n'est jamais fusionné, et ce qui a perdu est noté dans un rapport Conflits de synchronisation que l'on peut lire en clair. Quand les notes de changements ne suffisent pas, le programme le dit et demande tout le fichier de données, de sorte que deux copies ne peuvent jamais diverger sans bruit. Chaque tour se fait tout seul à chaque démarrage, et le travail des autres arrive par un journal numéroté sur le serveur. C'est rapide même sur une ligne lente. (nouveautés)

Les données de la paroisse sur le serveur

Les procédures souples de synchronisation hors ligne décrites plus haut permettent à plusieurs personnes de travailler sur le même fichier de données depuis différents ordinateurs. L'espace de travail garde les données de la paroisse elles-mêmes sur le serveur, chiffrées, comme la seule source de vérité avec laquelle toute l'équipe reste à jour, ainsi que des copies de sécurité des fichiers de données. Les membres peuvent aussi remettre tout un fichier de données d'un clic pour que l'administrateur de l'espace de travail le fusionne. Les clés USB ne sont plus nécessaires pour synchroniser.

L'administrateur peut comparer sur le serveur la version d'un membre et reprendre en une seule fois les corrections, les nouvelles familles avec leurs fiches, les personnes déplacées et les nouvelles entrées de baptême — ou l'ouvrir dans le formulaire SYNC détaillé. Les fichiers de données voyagent compressés, environ cinq fois plus petits, et un nouvel ordinateur reçoit les données de la paroisse depuis le serveur en une étape.

Comptes pour l'équipe pastorale | Recherche en ligne

Jusqu'à 10 comptes pour les membres de l'équipe pastorale. Des droits d'administrateur peuvent être donnés à n'importe lequel d'entre eux.

Les registres des baptêmes, les registres de l'église, les contributions et les comptes de la paroisse deviennent lisibles dans un navigateur par les membres de l'espace de travail.

Application téléphone hors ligne

Les membres de l'espace de travail peuvent installer une application téléphone gratuite (sans magasin d'applications) qui emporte une copie hors ligne de la base de données de la paroisse : registre des baptêmes, registres de l'église et contributions restent consultables même sans réseau. Les changements notés sur le terrain sont intégrés dans l'application de bureau d'un seul clic, chacun examiné avant d'être appliqué. Internet n'est nécessaire que pour rafraîchir sur le téléphone les dernières données de la paroisse. Les recherches et l'établissement des listes de contributions par zone peuvent se faire hors ligne sur le téléphone.

Accès partagés aux rapports

Un trésorier ou un responsable de section qui n'a pas de compte peut recevoir un nom d'utilisateur et un mot de passe partagés qui lui permettent de voir sur un téléphone les contributions de ses succursales, pour s'assurer que chaque contribution est bien enregistrée.

Registre des transports de la paroisse

Les catéchistes organisent les réservations de bus pour plusieurs succursales avec un seul accès partagé.

Données supprimées sur demande

La paroisse peut supprimer ses données du serveur à tout moment. L'application de bureau hors ligne n'en est pas touchée et reste pleinement fonctionnelle.

Copies pour le diocèse

Un diocèse peut s'abonner pour garder une copie des registres de chacune de ses paroisses. L'administrateur de la paroisse envoie le fichier de données, avec les archives comptables des années clôturées, d'une simple pression sur un bouton — et une fois envoyé, le diocèse peut l'archiver. Si l'ordinateur d'une paroisse est volé ou tombe en panne, rien n'est perdu.

Le diocèse travaille dans le même programme de bureau : il demande des copies à ses paroisses d'une pression sur un bouton, valide chaque collecte, garde les plus récentes et les collectes de fin d'année qu'il épingle, et ouvre n'importe quelle copie de paroisse comme un fichier de données ordinaire.

Des fonctions diocésaines propres pour les statistiques et les budgets sont en cours de développement et arriveront dans de prochaines mises à jour.

Forfaits diocésains

Chaque paroisse a besoin de son propre espace de travail, mais un diocèse peut payer de façon centrale et acheter une tranche de places à un prix forfaitaire pour une durée donnée.

Un diocèse peut aussi demander d'abord au développeur un essai gratuit pour ses paroisses (voir la FAQ) — comment cela fonctionne.