Häufige Fragen

Antworten auf die häufigsten Fragen zu Parish Record Keeper — Kosten, Kompatibilität, Systemanforderungen, Datenschutz und wie man Hilfe bekommt.

1. Was kostet Parish Record Keeper?

Das Programm ist kostenlos. Installieren Sie es, nutzen Sie jede Funktion, führen Sie so viele Datensätze, wie Sie möchten — nichts ist abgeschaltet, zeitlich begrenzt oder hinter einer Zahlung gesperrt.

Wenn das Programm Ihrer Pfarrei nützt, bitten wir um eine Spende Ihrer Wahl an die Pfarrei Lumimba (Sambia), wo diese Anwendung entwickelt wurde. Die Pfarrei Lumimba liegt in einem der ärmsten ländlichen Gebiete Sambias, wo die Kirche zahlreiche Bildungs- und Gesundheitsprojekte trägt. Wie man spendet, steht in der Anwendung selbst. Das ist eine Bitte, keine Bedingung für die Nutzung.

Kostenpflichtig ist nur der optionale Arbeitsbereich Ihrer Pfarrei auf unserem Server. Ein Arbeitsbereich ist die Online-Seite des Programms: die für das ganze Team auf dem Server gehaltenen Pfarreidaten, die Mitgliederkonten, die Online-Suche, die Mobil-App, das Transportregister der Pfarrei und die gemeinsamen Zugänge zu Finanzberichten — und er erbittet einen Beitrag zu den Serverkosten. Das Programm selbst, einschließlich seines leistungsfähigen Offline-Abgleichs, funktioniert mit oder ohne Arbeitsbereich. Beiträge, diözesane Pauschalpreise und kostenlose Probezeiten stehen alle auf der Preisseite; Frage 8 beschreibt, was ein Arbeitsbereich bietet.

2. Läuft Parish Record Keeper auf jedem Betriebssystem?

Nein. Parish Record Keeper läuft nur unter Windows. Unterstützt werden 64-Bit- und 32-Bit-Windows.

3. Parish Record Keeper hängt von Microsoft Access ab. Was bedeutet das?

Microsoft Access muss auf Ihrem Computer installiert sein, damit die Anwendung läuft. Das kann die Vollversion aus Microsoft Office sein (ab Version 2016) oder die kostenlose Microsoft Access Runtime, die von der Microsoft-Website heruntergeladen werden kann. Unterstützung für ältere Access-Versionen ist für künftige Versionen geplant.

4. Lässt sich Parish Record Keeper auf Apple-Computern installieren, wenn Microsoft Office vorhanden ist?

Nein. Microsoft Access gibt es nicht für macOS, da seine Architektur auf Windows-spezifischen Bestandteilen beruht.

5. Gibt es eine Möglichkeit, diese Anwendung auf einem Apple-Computer zu nutzen?

Es gibt zwei mögliche Wege, doch keiner wurde vom Entwickler getestet. Versuchen Sie sie auf eigene Gefahr.

Virtualisierung

Das gilt allgemein als die zuverlässigste Methode. Mit Virtualisierungssoftware läuft ein vollständiges Windows als Anwendung innerhalb von macOS, ohne den Mac neu zu starten.

• Parallels Desktop — Stark auf Apple Silicon (M1/M2/M3/M4) optimiert. Mit einem „Coherence-Modus“, in dem Access neben Ihren gewohnten Mac-Programmen läuft.
• VMware Fusion — Bietet eine kostenlose Version für den privaten Gebrauch und unterstützt Windows auf Apple Silicon.
• UTM — Eine kostenlose Open-Source-Lösung auf Basis von QEMU. Die Einrichtung ist technischer, kostet aber nichts.

Cloud- & Fernzugriffslösungen

Diese Wege geben Ihnen über das Internet Zugang zu einer Windows-Umgebung, ohne lokale Installation.

• Windows 365 (Cloud-PC) — Microsoft stellt einen virtuellen Windows-Rechner in der Cloud bereit, erreichbar über einen Webbrowser oder die Windows-App.
• Remotedesktop — Mit der kostenlosen Microsoft-Remotedesktop-App verbinden Sie sich mit einem vorhandenen Windows-PC oder -Server.

Praktische Tipps

• Arbeitsspeicher: Weisen Sie der virtuellen Maschine mindestens 8 GB RAM zu, damit VBA flüssig läuft.
• Dateifreigabe: Bewahren Sie Ihre .accdb-Dateien in einem Mac-Ordner auf; virtuelle Maschinen können ihn direkt einbinden.
• Access Runtime: Verwenden Sie die kostenlose Access Runtime — da Sie Datenbanken nur ausführen und nicht entwerfen, ist die Vollversion von Access nicht nötig.

6. Funktioniert die Telefon-App auf iPhones ebenso wie auf Android?

Ja — auf beiden, und gleich gut. Das ist der einzige Teil von Parish Record Keeper, der überhaupt nicht an Windows gebunden ist, daher gilt die in den Fragen 4 und 5 beschriebene Apple-Einschränkung dafür einfach nicht. Ein iPhone ist ein ebenso gutes Pfarrtelefon wie ein Android-Gerät.

Der Grund: Die Telefon-App ist nicht das verkleinerte Desktop-Programm. Das Desktop-Programm braucht Windows, weil es Microsoft Access braucht; die Telefon-App hat mit Access überhaupt nichts zu tun. Sie ist eine Webanwendung, die der Browser des Telefons aufbewahrt — Safari auf dem iPhone, Chrome auf einem Android-Telefon —, und einmal eingerichtet funktioniert sie ganz ohne Netz: Kirchenkartei, Taufbuch, Beiträge, Kontenbuch, Gebietsblatt und Bilanz liegen auf dem Telefon selbst und werden dort durchsucht, und unterwegs gemachte Korrekturen bleiben dort gespeichert, bis sie an den Pfarreicomputer gesendet werden können.

Es gibt nichts im App Store oder bei Google Play zu kaufen oder herunterzuladen und keine Installationsdatei zu bestätigen. Ein Telefon wird vorbereitet, indem man einmal parishrecordkeeper.com aufruft, sich anmeldet, auf der Registerkarte Data die Offline-Kopie herunterlädt und das Symbol auf den Startbildschirm legt:

iPhone und iPad (Safari)

Öffnen Sie die App, tippen Sie auf Teilen und dann auf Zum Home-Bildschirm. Öffnen Sie die App danach immer über dieses Symbol und nicht über einen Safari-Tab: iOS löscht die gespeicherten Daten von Websites, die etwa eine Woche nicht besucht wurden, und Apps auf dem Home-Bildschirm sind von dieser Regel ausgenommen.

Android (Chrome)

Öffnen Sie die App, tippen Sie auf das Menü (drei Punkte) und dann auf Zum Startbildschirm hinzufügen — auf manchen Telefonen heißt es App installieren. Von beiden Plattformen ist Android mit Chrome die zuverlässigere für sehr lange Zeiten ohne Netz.

Wenn das Symbol einmal verschwindet. Auf dem iPhone kommt das gelegentlich vor — nach einem großen iOS-Update oder wenn ein Telefon aus einer Sicherung wiederhergestellt wird, die vor dem Hinzufügen der App gemacht wurde. Es lohnt sich zu verstehen, was das bedeutet, denn auf dem iPhone gehören Symbol und Kopie der Daten zusammen: Verschwunden ist nicht bloß eine Verknüpfung, sondern alles, was die App enthielt. Legen Sie das Symbol auf dieselbe Weise wieder an (Safari, Teilen, Zum Home-Bildschirm), melden Sie sich einmal an und laden Sie die Offline-Kopie auf der Registerkarte Data erneut herunter. Die Daten selbst sind dabei nie in Gefahr: Der Pfarreicomputer hat sie, und die Kopie auf dem Telefon ist nur eine Kopie. Das Einzige, was sich nicht ein zweites Mal herunterladen lässt, ist eine unterwegs notierte und noch nicht gesendete Korrektur — deshalb sollten Änderungsnotizen bei der ersten Gelegenheit an den Pfarreicomputer gehen, statt wochenlang auf dem Telefon zu liegen. Die App sagt jetzt selbst, wie sie benutzt wird: eine Zeile auf der Registerkarte Data und ein Warnhinweis oben, wenn sie als gewöhnliche Browserseite statt über das Symbol geöffnet wurde.

Beide mobilen Apps der Pfarrei — PRK Admin für das Pfarrteam und PRK Finance für alle, die sich mit einem gemeinsamen Pfarreizugang anmelden — werden auf beiden Plattformen genau so installiert. Frage 9 beschreibt, was sie können.

Eines ändert sich nicht: Die Telefon-App ergänzt das Desktop-Programm, sie ersetzt es nicht. Die Daten werden auf einem Windows-Computer geführt, bearbeitet und zusammengeführt, und das Telefon arbeitet mit einer Kopie davon. Eine Pfarrei braucht also weiterhin irgendwo einen Windows-Rechner, auch wenn jedes Telefon im Team ein iPhone ist. Die Telefon-App gehört außerdem zum optionalen Arbeitsbereich (Frage 8), der die Kopie auf dem Telefon erst möglich macht.

7. Sammelt die Anwendung Benutzerdaten?

Standardmäßig nein. Die Anwendung selbst erhebt oder speichert keine Ihrer Daten. Alle zwei Wochen verbindet sie sich mit der Website von Parish Record Keeper, nur um nach Updates zu sehen; dabei werden keine Systemangaben oder personenbezogenen Daten übertragen oder gespeichert, abgesehen von IP-Adresse und Serverdaten, die jeder Webserver für den Betrieb automatisch protokolliert.

Die einzige Ausnahme ist der optionale Online-Arbeitsbereich aus der nächsten Frage — seine Funktionen (die auf dem Server gehaltenen Pfarreidaten, die Online-Suche, die Telefon-App, das Transportregister und die gemeinsamen Berichtszugänge) laden absichtlich eine Kopie Ihrer Daten hoch, weil genau das ihr Zweck ist, aber nur, wenn Sie sich aktiv dafür anmelden und sie nutzen. Dasselbe gilt für eine Pfarrei, deren Diözese Kopien ihrer Daten aufbewahrt (Frage 10): Eine Kopie geht nur an die Diözese, wenn der Pfarreiadministrator den Knopf drückt. Nichts wird je automatisch oder ohne Ihre Wahl hochgeladen.

Die Daten Ihrer Pfarrei gehören immer Ihrer Pfarrei. Was eine Pfarrei hochlädt, bleibt allein ihr Eigentum. Parish Record Keeper besitzt es nicht und verkauft, teilt, analysiert oder nutzt es nie für eigene Zwecke und gibt es niemandem weiter. Es ist nur da, um der Pfarrei die gewünschten Dienste zu bieten. Auf dem Server gehaltene Datendateien werden verschlüsselt gespeichert, und die Pfarrei kann ihre hochgeladenen Daten jederzeit vom Server löschen. Die Datendatei auf dem eigenen Computer der Pfarrei wird davon nie berührt, sodass die Pfarrei immer ihre eigene vollständige Kopie behält. Die einzige Kopie, die die Pfarrei nicht selbst löschen kann, ist die, die sie ihrer eigenen Diözese geschickt hat und die die Diözese dann verwahrt (Frage 10).

Wie die Daten geschützt sind. Das einseitige Sicherheitsblatt erklärt, wie Pfarreidaten auf dem Pfarreicomputer, unterwegs, auf dem Server und auf Telefonen geschützt sind, wer was lesen kann und was die Pfarrei selbst tun kann — auch als PDF zum Weitergeben an einen Pfarrgemeinderat oder ein Diözesanbüro.

8. Was ist ein Arbeitsbereich, und was bringt er der Pfarrei?

Ein Arbeitsbereich ist die Online-Seite von Parish Record Keeper, als ein Paket für eine Datendatei und für eine von der Pfarrei gewählte Laufzeit. Er ist ganz freiwillig und deutlich getrennt von der kostenlosen Desktop-Anwendung, die ohne ihn voll funktioniert. Gegen einen Beitrag zu den Serverkosten erhält eine Pfarrei all das zusammen:

• die auf dem Server gehaltenen Pfarreidaten, sodass mehrere Personen an einem Datenbestand arbeiten: Jeden Tag tauscht das Team nur aus, was sich geändert hat — jede Runde sendet Ihre Änderungen und übernimmt die der anderen über das Live-Protokoll des Arbeitsbereichs (Frage 11). Ein Mitglied kann auch eine ganze Datendatei zum Zusammenführen durch einen Administrator einreichen;
• ein Konto für jedes Mitglied der Pfarrei, das eines braucht;
• die Online-Suche, die Taufbuch, Kirchenkartei, Beiträge und Pfarrkonten im Browser lesbar macht;
• die Offline-App fürs Telefon (siehe nächste Frage);
• das Transportregister der Pfarrei, in dem Katechisten mit einem gemeinsamen Zugang Busbuchungen der Außenstationen aufnehmen; und
• gemeinsame Berichtszugänge für Kassiere oder Bezirksleiter ohne eigenes Konto.

Sie wählen, für wie lange Sie beitragen, bis zu drei Jahre; die Beiträge für jede Laufzeit stehen auf der Preisseite. Eine längere Laufzeit übersteht auch einen Pfarrerwechsel, bei dem eine jährliche Verlängerung am häufigsten vergessen wird.

Einen Arbeitsbereich beantragen Sie im Programm, nicht auf dieser Website: Installieren Sie Parish Record Keeper, legen Sie die Datendatei Ihrer Pfarrei an und öffnen Sie dann Serveraktionen, wo der Antrag angeboten und die Kennung der Datendatei für Sie eingetragen wird. Der Arbeitsbereich wird eingerichtet, sobald der Beitrag eingegangen ist, und läuft für die gewählte Laufzeit — siehe Zugang erhalten für den ganzen Ablauf.

Um es zuerst auszuprobieren, bitten Sie den Entwickler um ein kostenloses Probe-Token (siehe Preisseite).

Hochgeladene Daten bleiben Eigentum der Pfarrei, die sie hochgeladen hat, und können jederzeit vom Server gelöscht werden. Das Programm selbst bleibt kostenlos; die vollständigen Bedingungen stehen in der Vereinbarung über den Online-Dienst und Datenschutzrichtlinie.

Eines sei offen gesagt, weil eine Pfarrei, die für mehrere Jahre im Voraus beiträgt, es hören sollte: Bisher wurde Parish Record Keeper von einer einzigen Person geschrieben und gepflegt, mit Hilfe von Freunden des Projekts. Es ist keine Firma, und es gibt keine Garantie, dass es in fünf oder zehn Jahren noch läuft. Das ist auch der Grund, warum eine Pfarrei höchstens für drei Jahre beitragen kann und nicht länger: Bald werden wir allerdings eine dauerhaftere Grundlage haben, getragen von einer angesehenen und beständigen Institution. Ihre Daten werden jedoch nie zur Geisel — sie leben auf dem eigenen Computer der Pfarrei, in einem kostenlosen Programm, das keinen Server und keine Erlaubnis von uns zum Öffnen braucht, und Sie können alles, was der Arbeitsbereich enthält, jederzeit herunterladen. Die jetzige Desktop-Version funktioniert auf Ihrem Computer, solange Microsoft Access installiert ist. Würde der Arbeitsbereich vor Ende Ihrer Laufzeit eingestellt, wird der ungenutzte Teil auf Anfrage erstattet, soweit Mittel und Umstände es erlauben. Beide Seiten geben in gutem Glauben, was sie können; keine erwirbt darüber hinaus einen Anspruch gegen die andere.

9. Kann ich die Datenbank auf meinem Telefon ohne Internet durchsuchen?

Ja. Mitglieder des Arbeitsbereichs können die App PRK Admin von der Mitgliederseite öffnen und eine Offline-Kopie der Pfarreidaten aufs Telefon laden. Die App lässt sich wie eine normale App auf den Startbildschirm legen (ohne App-Store) und öffnet sich dann direkt — ohne Netz und ohne Anmeldung. Taufbuch, Kirchenkartei und Beiträge bleiben auch bei langen Aufenthalten ohne Netz durchsuchbar, einschließlich der erweiterten Suche nach Namensvarianten.

Änderungen lassen sich auch unterwegs erfassen: Korrekturen an Datensätzen, neue Personen, neue Taufeinträge und Beiträge werden auf dem Telefon als Änderungsnotizen gespeichert. In keiner Datenbank wird dabei etwas geändert. Sobald das Telefon wieder Empfang hat, ist das Senden ein Antippen — die Notizen gehen direkt in den Arbeitsbereich der Pfarrei, ohne Datei zum Exportieren, ohne Kabel und ohne Messenger. Zurück am Pfarreicomputer listet Serveraktionen in Parish Record Keeper die wartenden Änderungen; jede einzelne wird vor dem Übernehmen noch geprüft (übernehmen / überspringen, mit der Möglichkeit, einen eingetippten Wert zu korrigieren). Der nächste Upload aktualisiert dann die Online-Datenbank, und das Telefon erneuert von dort seine Offline-Kopie.

Es gibt zwei Apps, und die meisten brauchen nur eine. PRK Admin ist die oben beschriebene für das Pfarrteam — Menschen mit eigenem Mitgliederkonto. PRK Finance ist für alle, die der Pfarrei ohne Konto hier dienen: Kassiere, Pfarrgemeinderäte, Bezirksleiter, Komitees der Außenstationen und die Katechisten, die Platzbuchungen annehmen. Sie melden sich mit einem gemeinsamen Benutzernamen an, den die Pfarrei für sie anlegt, und die App kann sie 90 Tage angemeldet halten, sodass die Konten da sind, wenn sie gebraucht werden. PRK Admin enthält alles, was PRK Finance enthält, also braucht niemand beide — und sind beide auf einem Telefon installiert, meldet keine die andere ab.

Die Offline-Kopie ist durch die Bildschirmsperre des Telefons geschützt und, wenn in der App eine PIN gesetzt ist, verschlüsselt. Eine vergessene PIN wird mit dem Kontopasswort aufgehoben. Die Pfarrei entscheidet, wer Offline-Kopien mitführen darf, kann eine PIN auf jedem Telefon verlangen und die Kopie eines Telefons über die Arbeitsbereichsseite löschen; ein Telefon löscht seine Kopie auch von selbst, wenn seine Person aus dem Arbeitsbereich entfernt wird. Vollständige Anleitung: Dokumentation der App PRK Admin und Berichtszugänge.

10. Kann unsere Diözese eine sichere Kopie der Daten ihrer Pfarreien aufbewahren?

Ja. Eine Diözese kann Diözesankopien abonnieren, getrennt von den Arbeitsbereichen ihrer Pfarreien. Jede verbundene Pfarrei sendet der Diözese dann aus Parish Record Keeper eine Kopie ihrer Datendatei (Serveraktionen → Kopie für die Diözese), zusammen mit den Archivdateien ihrer abgeschlossenen Rechnungsjahre — ein neues Jahr leert das Pfarrbuch, daher gibt es diese Jahre nur in den Archiven. Die Kopie wird zuerst gepackt und dadurch etwa fünfmal kleiner.

Es ist Verwahrung, kein Teilen. Ist eine Kopie gesendet, kann die Pfarrei sie nicht mehr sehen, herunterladen oder löschen; das kann nur die Diözese. Eine Pfarrei kann senden, wann sie will — eine neue Kopie ersetzt einfach die vorige, bis die Diözese ihre nächste Sammlung abschließt.

Die Diözese arbeitet im selben Desktop-Programm, in ihrem eigenen Fenster Diözesanbüro: Sie bittet die Pfarreien mit einer Frist um Kopien, bestätigt jede Sammlung und lädt die Kopien herunter, die sich jeweils wie jede andere Datendatei öffnen. Eine Kopie mit plötzlich viel weniger Datensätzen als die vorige wird markiert und verdrängt nie die letzte gute Kopie.

Was aufbewahrt wird, und wie lange. Der Server hält ein Zeitfenster, nicht alles je Gesendete: die neuesten wenigen bestätigten Sammlungen (meist drei) sowie die, die das Büro anheftet — meist bis zu zwei, gedacht für die Jahresabschlüsse. Eine angeheftete Sammlung wird nie verdrängt und zählt nicht zu den dreien, genau deshalb gibt es nur zwei davon: Jede angeheftete Sammlung hält dauerhaft eine ganze Datendatei für jede Pfarrei. Eine Sammlung, die das Büro schon vollständig heruntergeladen hat, wird noch kürzer aufbewahrt — die Diözese hat sie, und hier gibt es eine neuere. Fällt eine Sammlung aus dem Fenster, werden ihre Kopiedateien gelöscht, außer eine noch aufbewahrte Sammlung enthält genau dieselbe Kopie; der Eintrag bleibt als Nachweis des Sendens in der Liste.

Zwei Dinge werden nie versehentlich losgelassen: Eine Sammlung mit der letzten guten Kopie einer Pfarrei wird zurückgehalten, egal wie alt und wie vollständig heruntergeladen, bis es eine neuere gute Kopie dieser Pfarrei gibt; und die Archive des Pfarrbuchs werden überhaupt nie entfernt. Eine Pfarrei, die eine unveränderte Datendatei zweimal sendet, belegt den Platz auch nicht doppelt — die zweite Kopie verweist auf die Datei der ersten.

Lassen Sie bitte nicht die einzige Kopie bei uns. Diese Kopien sind Verwahrung, kein Sicherungsdienst. Sie liegen auf gewöhnlichem gemietetem Hosting; es gibt kein zweites Rechenzentrum, keine unabhängige Kopie an einem anderen Ort, und das Fenster oben bedeutet, dass ältere Sammlungen absichtlich gelöscht werden. Jede Diözese wird daher gebeten, nach jeder Sammlung Alles herunterladen, was noch nicht hier ist zu drücken — ein Druck holt jede Kopie jeder Pfarrei, die das Büro noch nicht hat, und schreibt daneben ein Verzeichnis des ganzen Archivs, als einfachen Text, der auf jedem Computer lesbar ist. Bewahren Sie diesen Ordner auf einer Festplatte außerhalb des Büros auf, und legen Sie eine zweite Kopie in einen Cloud-Dienst nach Wahl der Diözese — ein Konto, das sie selbst verwaltet und das uns überdauert. Eine Diözese, die das tut, hat ihre Daten an drei Orten und ist von keinem abhängig.

Wie eine Pfarrei zur Diözese kommt. Die Verbindung entsteht auf einem von zwei Wegen: Die Pfarrei gibt den Beitrittscode der Diözese ein — das Diözesanbüro gibt ihn seinen eigenen Pfarreien, bei einer Dekanatskonferenz oder in einem Rundschreiben — und ist sofort verbunden; oder sie fragt an, und ein Administrator der Diözese nimmt sie an. Bis dahin ist nichts verbunden und nichts kann gesendet werden, sodass eine Pfarrei, die versehentlich die falsche Diözese wählt, nur ein Eintrag ist, den die Diözese ablehnt. Ein über den Code vergebener Platz kann vom Büro auch mit einem Druck zurückgenommen werden, falls ihn jemand nutzt, für den er nicht gedacht war.

Ein diözesaner Arbeitsbereich kostet nichts extra. Er braucht Pfarreien, die senden: Jede Pfarrei hat ihren eigenen Arbeitsbereich (Frage 8), und eine Pfarrei, deren Arbeitsbereich abgelaufen ist, kann nicht mehr senden — das Diözesanbüro zeigt neben jeder Pfarrei, bis wann sie bezahlt ist und wer zahlt.

Eine Diözese kann für ihre Pfarreien im Voraus zahlen. Sie kauft ein Kontingent an Plätzen zu einem Pauschalpreis für eine Laufzeit. Eine Diözese kann mehr Plätze bezahlen, als sie Pfarreien hat: Die übrigen warten, und eine Pfarrei, die sich später mit dem Beitrittscode registriert, nimmt sich von selbst einen, ohne Kosten für die Pfarrei und ohne Mehrkosten für die Diözese. Die Kontingente und ihre Pauschalpreise stehen auf der Preisseite.

Drei Dinge folgen daraus, und sie sind der Grund, warum eine Diözese besser zentral zahlt, als jede Pfarrei sich selbst zu überlassen. Ein Haushaltsposten, ein Datum: Jede Pfarrei auf einem Platz ist bis zum selben Tag bezahlt, sodass das Büro einmal verlängert, statt zwanzig verschiedenen Terminen nachzulaufen. Ein niedrigerer Preis je Pfarrei, als jede Pfarrei allein zahlt. Nichts zu tun auf Seiten der Pfarrei: Eine neue Pfarrei registriert sich mit dem Code, kommt direkt in die eigene Datenbank der Diözese und ist ab dem ersten Tag bezahlt — kein Antrag, kein Warten, kein Geld, das in einem Dorf ohne Quittung den Besitzer wechselt.

Zwei Dinge werden ebenso klar zugesagt. Sind die Plätze voll, wird eine Pfarrei trotzdem nie abgewiesen: Sie tritt der Diözese genauso bei wie die anderen und trägt einfach selbst bei, und dem Büro wird gezeigt, dass das nächstgrößere Kontingent sie abdecken würde. Und ein einmal vergebener Platz wird nie zurückgenommen — entlässt die Diözese eine Pfarrei oder lässt sie ihre eigene Laufzeit auslaufen, behält die Pfarrei jeden schon gegebenen Tag und trägt danach selbst bei. Nichts wird geschlossen, und keine Daten werden je berührt.

Eine Diözese kann für ihre Pfarreien auch eine kostenlose Probezeit erbitten, damit Büro, Vermögensverwaltungsrat und Pfarreien das ganze Verfahren in Betrieb sehen, bevor jemand nach einer Zahl gefragt wird — siehe Preisseite.

Diözesen, die einen diözesanen Arbeitsbereich eröffnen oder eine kostenlose Probezeit erbitten möchten, schreiben gern an developer@parishrecordkeeper.com. Ausführliche Beschreibung: Kopien für die Diözese.

11. Wie arbeiten mehrere Personen an derselben Datendatei? Was ist der Online-Abgleich?

Es gibt drei Wege, die denselben Regeln folgen und sich daher mischen lassen.

• Offline-Abgleich (kostenlos). Das Formular SYNC vergleicht eine andere Kopie der Datendatei mit Ihrer, Datensatz für Datensatz und nebeneinander, und zeigt jeden Unterschied. Es braucht weder Server noch Internet: Ein USB-Stick genügt.
• Live-Teamabgleich (Arbeitsbereich). Eine Runde hält die Datendateien eines Teams beisammen, indem Änderungsnotizen ausgetauscht werden: nur das, was jemand seit der letzten Runde geändert hat, keine ganzen Datendateien. Ihre Datendatei wird mit der Basiskopie verglichen, die sie von sich selbst hält, Ihre Änderungen werden gesendet, die Runde eines Administrators übernimmt die Notizen der Mitglieder und schreibt das Ergebnis in ein nummeriertes Live-Protokoll, und jeder Computer übernimmt das Protokoll bei seiner nächsten Runde — bei jedem Start, mit dem Knopf des farbigen Balkens oder mit JETZT ABGLEICHEN (EINE RUNDE) im Fenster Server-Abgleich. Mitglieder schlagen nur vor; ein neuer Computer holt die Pfarreidaten vom Server und macht von dort weiter.
• Version eines Mitglieds zusammenführen (Arbeitsbereich). Der Administrator kann eine von einem Mitglied eingereichte Version auf dem Server vergleichen und Korrekturen, neue Familien mit ihren Karten, auf andere Karten verschobene Personen und neue Taufeinträge in einem Durchgang übernehmen — oder sie im ausführlichen SYNC-Formular öffnen. Die nächste Runde des Administrators bringt das Ergebnis über das Live-Protokoll zu jedem Teammitglied.

Und wenn zwei Personen dasselbe geändert haben? Nichts geht verloren. Geld wird nie zusammengeführt; bei Text gewinnt die spätere Bearbeitung; und was unterlegen ist, wird in eine Datei Abgleichkonflikte geschrieben, die sich Notiz für Notiz in klaren Worten lesen lässt.

Und Löschungen? Eine gelöschte Person, ein gelöschter Taufeintrag oder eine gelöschte Buchung wird gemerkt und erreicht die anderen Computer, statt beim nächsten Abgleich rückgängig gemacht zu werden. Nichts wird gelöscht, ohne es Ihnen vorher zu zeigen.

Wann genügen Änderungsnotizen nicht? Ein neues oder zusammengeführtes Konto oder Gebiet, eine Reparatur, die Kennungen neu schreibt, oder eine wiederhergestellte Sicherung lassen den Knopf anhalten und stattdessen die ganze Datendatei verlangen, sodass zwei Kopien nie unbemerkt auseinanderlaufen. Datendateien reisen gepackt, etwa fünfmal kleiner, und werden am anderen Ende geprüft, bevor etwas mit ihnen geschieht.

Ausführliche Beschreibungen: welcher Abgleich wann und Serveraktionen. Siehe auch Neuheiten.

12. Ich habe schon Pfarrdaten. Wie kann ich sie umwandeln oder in Parish Record Keeper übernehmen?

Für die meisten Formate gibt es einen Weg, Ihre Daten in das System von Parish Record Keeper zu bringen. Da vorhandene Daten aber sehr unterschiedlich aufgebaut sind, gibt es keinen automatischen Weg, der für alle passt.

Wenden Sie sich an den Entwickler; er kann Ihnen für Ihren Fall eine verbindliche Antwort geben. Wo möglich, und gegen Bezahlung, kann der Entwickler die Umwandlung auch für Sie übernehmen.

13. Kann ich mich für Hilfe an den Entwickler wenden?

Ja — bitte bedenken Sie aber, dass Hilfe nach bestem Vermögen geleistet wird, nicht als Verpflichtung. Der Entwickler ist an Rückmeldungen sehr interessiert und will das Produkt verbessern, arbeitet aber hauptberuflich in einem fordernden Seelsorgedienst in einer ländlichen Pfarrei. Hilfe kann nur in seiner freien Zeit geleistet werden, wann immer sie sich ergibt.

Sie erreichen den Entwickler unter developer@parishrecordkeeper.com. Danke für Ihre Geduld.

14. Werden meine Datendateien gelöscht, wenn ich die Anwendung in denselben Ordner neu installiere?

Nein. Ein erneutes Setup über eine bestehende Installation ersetzt nur die Programmdateien. Es löscht nichts in den Ordnern DataFiles und Exports, und die auf dem Computer gespeicherten Einstellungen und Passwörter bleiben, wie sie sind. Sie müssen nicht zuerst deinstallieren.

Danach öffnet die Anwendung dieselbe Datendatei wie vorher. Sollte sie einmal mit dem Willkommen-Bildschirm starten, drücken Sie VORHANDENE DATENDATEI ÖFFNEN und wählen Sie Ihre Datendatei im Ordner DataFiles.

Nur das Deinstallationsprogramm kann Ihre Daten löschen, und nur, wenn Sie die Frage „Möchten Sie Ihre Pfarreidaten BEHALTEN?“ mit Nein beantworten. Eine Sicherheitskopie Ihrer Datendatei auf einem USB-Stick vorher schadet nie.

15. Muss ich jeden Teil des Programms nutzen?

Nein. Die drei Hauptteile — Taufbuch, Kirchenkartei und Buchhaltung — arbeiten zusammen, wenn Sie sie zusammen nutzen, jeder lässt sich aber auch für sich und für einen anderen Zweck nutzen. Eine Pfarrei kann in Parish Record Keeper nur ihr Taufbuch oder nur ihre Kirchenkartei führen und den Rest leer lassen.

Vor allem die Buchhaltung hängt nicht von der Kirchenkartei ab. Sie lässt sich für jede andere Buchhaltungsaufgabe nutzen — die Bücher des Pfarrhauses, einen Spendenfonds, ein Projekt, eine Schule —, jeweils in einer eigenen Datendatei, damit diese Bücher von den Pfarrkonten getrennt bleiben.